時間が無いのに上司や部下のせいで仕事が増える。余裕のある時間を作る方法

こんにちは、私がパファです。

 

 

 今日は、仕事を早く終わらせて、明日以降にも気持ちに余裕を持てる話しをします。

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目次です。

①作業の無駄を省く

②今日の仕事で区切らず、定時まで明日の仕事をする

③時間に余裕ができると、気持ちに余裕が出る

説明していきます。

 

 

 

このブログは私が大学の心理科で学んだことや、起業してその失敗、現在勤めている会社の責任者として経験等、実体験を元に記載しています。

少しでも参考になれば幸いです。

 

 

 

時間に追われると、良い仕事ができない。明日の仕事を前倒しで終わらせる

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過去の私ですが、仕事があり過ぎて定時には終われない。全ての仕事が量に負けて後手後手で、気持ちに余裕が無くなりミスを誘発していました。負の連鎖です。

気持ちに余裕が無くなると、苛立ち始めて関係のない人にも当たってしまう。

 

時間に余裕が無いのは悪い事しか起きません。だから仕事の仕方を見直すように、昔の自分へ伝えます。

もし定時になっても毎日帰宅できない方がいたら、参考にしてみてください。

 

 

 

①作業の無駄を省く

仕事中の行動にはメリハリを付けましょう。

人ですから集中出来る時間も限られています。休憩も集中して仕事をするには必要な時間です。それらも加味して自分を操るようにスケジュールを立てます。

 

1度だらだらと仕事をしてしまうと、1日がだらだらとした行動になり、そのスタイルが身についてしまう。

 

そうならないために例えば、1時間集中して仕事をしたら5分は心身をリラックスさせて緊張をとく。きっちり休憩を取らないと逆に効率が落ちます。だから疲れていなくても、定期的に必ず休憩を入れる。仕事と休憩にメリハリを付けます。

 

 

日々の自分の仕事を振り返って仕事とは関係のない時間を減らします。休憩に加え掃除、整理は仕事につながっているので問題ありません。

だが仕事とは関係のない会話、スマホでのゲームやSNSは無駄です。これらが自分の首を絞めています。

 

無駄な行動は一瞬思考を仕事から離すために、思考にとっては休息になるかもしれない。だがそれらの行動は「逃げ」になる。だから1度逃げると戻るまでに時間がかかるから、結局長い時間戻ってこれなくなる。

 

この無駄な時間をかき集めると、1日で最低でも30分~1時間にはなります。

私が20代の頃であれば私自身もっと無駄な時間を過ごしていた思い出があります。

今の私の職場で周囲の社員を見ていても、隠れてスマホを操作している人は少なくない。それなのに時間が足りないと文句を言っている。私も20代の頃は無駄な事をやっていたから、あまり強くは言えませんが。

一方、その社員が用事があって絶対午前中で帰らなけらばならない時。多くの社員は無駄話もなく、スマホを操作もせずにきっちり午前中内で仕事を終わらせる。

「できるじゃん」

 

仕事をしていて、ミスをして怒られたり、嫌味を言われた時は落ち込んで、仕事に集中できなくなるのは分かります。

そういう時ではなく、普段の無駄な時間をまずはあぶり出して下さい。よく考えなくても分かると思います。自分で選択して無駄話やスマホを選んで行動しているのですから。

 

 

 


②今日の仕事で区切らず、定時まで明日の仕事をする

初めに無駄時間を減らす事を伝えました。

これを定着させるのもおそらく数ヶ月はかかるでしょう。理由は今までの行動を変えるのは、とても時間がかかります。

1ヶ月意識していると変えられると言う方もいますが、私の実感では3ヶ月以上はかかると思います。そんな簡単ではありません。

 

効率良く仕事をしてきちんと休憩も取り入れれると、時間の使い方も上手くなります。

すると必ず時間が余るようになります。今まで8時間で100の仕事をしていたとします。それを7時間で100の仕事を終わらせられるようになります。

 

注意してほしいのは、7時間で100の仕事を終わらせるようになると、自信ができます。すると余裕のある時間ができます。「私なら7時間で終わらせられるから、少しくらいスマホをしてもいいだろう」と結局振り出しに戻る。ウサギとカメのウサギ状態です。

 

せっかく余裕の時間ができても先にサボって、後から取り戻そうとしてもトラブルが発生して結局仕事が増えます。だから先に仕事を終わらせる。30分後に新しい仕事が舞い込んでこない保証は無いのですから。

 

そして余った時間も有効活用しましょう。今日の仕事が終わると一息付いて、どっと疲れが出てくるのは分かります。

しかし私の経験では「1日の仕事の終わりは自分で作っています」。

どういう事かというと、私も以前は定時前に1日のスケジュールが終わると行動も気持ちも終わっていました。

しかし定時ギリギリまで仕事をする事に慣れたら、そこが仕事の終わりだと思考が認識しました。だから今日の仕事が終わったとしても明日の仕事に取り掛かり、明日段取りなり、仕事をするようになった。

 

7時間で100の仕事を終わったとします。残り1時間で明日の仕事5を行います。すると1日で105(明日の分含む)を終わらせられます。

明日は残り95になって、明日も105の仕事量をこなす。明後日には仕事が90になり、同様に1日で105の仕事をこなす。

もちろん毎日トラブルがあるので、こんなに上手く前倒しで仕事はできません。しかしトラブルが起きたら遅れが少なくなるのも事実です。だから前倒しで仕事もするんです。

 

最初は105までいかなくても、100.5でも101でも十分です。前倒しする感覚を身につけましょう。毎日やっていると段々と前倒しに慣れます。すると105くらいまでは十分できるようになります。

 

前倒しにも慣れてくると、前倒した仕事量が気になりようになる。

例えば私のブログです。1記事完成させるのに約3時間かかる。1日4時間ブログに時間を使うと決めます。残った1時間で明日の分1時間だけでも前倒すと明日は約2時間で終わる。それを繰り返していくと1記事ストックができて、2記事ストックができてくる。

突然仕事が忙しくブログが更新できなくても、ストックがあるから困らない。

 

 

 

③時間に余裕ができると、気持ちに余裕が出る

例えば誰もが忙しい朝。出勤前はやる事が多くて忙しいです。

眠い中朝食を準備して食べて、容姿を整え、支度して出勤。おそらく30分から1時間くらいで終わらせるでしょう。

もしその間電話が鳴ったり、慌ててスープをこぼして服を汚したらイラッとするでしょう。それが引き金となって、さらに慌てて転んだり、足の指をぶつけたりする。

余裕が無い状態です。

 

余裕が出来るようになると、いくつもメリットがあります。

・忘れ物が無くなる。

・周囲に目が行き届く。

・人にも自分にも穏やかになり、人間関係が良くなる。

・新しいことへ挑戦する気持ちになれる。

・既存の仕事を効率化する思考が持てる。

・休日が楽しい。

・夜ゆっくり寝れる。

・食事がおいしい。

・趣味を持てる。

等です。

 

時間に余裕を持てるようになるのは、環境が勝手に変わるわけではない。自分から手に入れないと、永遠にそんな状態にはなりません。

だから自分の行動をコントロールして、時間に余裕を持てる技術を持ちましょう。

 

 

 

 

関連ブログです。

 習慣化しないと自分を変えられない。今のままではダメだと思う方は挑戦です。

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 モチベーションが上がるのを待っていても上がりません。行動したら上がっています。

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 ネガティブもポジティブも癖です。自分の癖を知って行動を変えましょう。

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最後まで読んで頂き、ありがとうございました。

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