伝え方が悪いと伝わらない。伝わる言い方を覚え、相手の反応を見る

こんにちは、パファです。

今日は自分の意見を上手く伝えられない方向けです。

僕が勤務する会社に、20代女性パートさんで説明が下手な方がいます。

下手なのは今後意識する事で直せると思います。

その方法をお伝えします。

伝えたい事と伝わる事は違う

言葉は難しいもので、単純にこちらの伝えたい事を言っても伝わりません。

特にあなたの感情が入っている時はなお更です。

感情的になる前に伝えたい事を伝えてから感情的になりましょう。

話しを戻します。

伝えるには順番があります。

まず第一に、相手があなたの伝えたい事を「どれだけ知っているかを知る」必要があります。

つまりまったく知らない情報を伝えるのであれば、0からですよね。

しかし相手が0以外の時がやっかいです。

1なのか、3なのか、どこまで情報を知っているかで伝えるスタート地点が変わります。

これを間違えると、相手は聞くのが面倒臭くなります。

なぜなら同じ話しをされると「知ってる」と思われ(言われ)、相手は興味がなくなります。

または1までしか知らない情報を突然4から話し始めると、相手は「何を言っているのか分かりません」。

丁寧な人は聞き返すでしょうが、概ね知っているフリをして聞き流します。

聞きなおして理解するのは面倒臭いですからね。

話しがあるのはあなたで、相手は聞きたいわけではありません。

つまり得するのは話しをしたあなたで、相手は時間を奪われて損をします。

だから聞き返してまで聞こうと思えません。

むしろ自分の話しを聞いて欲しいと思っているはずです。

順番の次が感情です。

例えば上司の悪口を言うとします。

その上司は怒りやすく部下からの評判も悪い。

そして今回Aさんがその上司から怒られてしまった。

Aさんが怒られた事をBさんに伝えて、上司の悪口をマシンガンのようにぶつけました。

Bさんは上司の性格を知っているから、「災難だったね」と慰め、上司の悪口を重ねます。

しかしその怒られる場面を見ていたいCさんよると怒られるには原因があり、Aさんに非があると言う事です。

Bさんは話しの全体を知らなかったのに、上司への悪口の共犯となりました。

その悪口が上司の耳に届いてしまい、上司はAさんとBさんに悪口を言った理由を問いただされました。

ちょっと話しが長くなりましたが、前半は相手の事を知る重要さ、後半は感情優先は事実を歪曲する。です。

きちんと伝えないと自分が悪者になったり、話しを聞いてもらえなくなります。

話す場合にはこれらの事を踏まえた上で、自分の意思を明確にしてから言葉で発しないとトラブルになると伝えたかったんです。

伝えたいと思った事は全て伝わらないと思え

説明下手な人に限らず、伝えたい事はそのまま相手は受け取りません。

だから伝え方を考えないと、相手は誤解して解釈する場合があります。

例えば2人の人がいます。

それぞれ同僚に物を持ってきて欲しい事を頼む場合です。

AさんはCさんに「2階の倉庫にある左側の棚の3段目から○○を取ってきて欲しい」と伝え、

BさんはCさんに「今の仕事で〇〇が必要なんだよね。確か2階の倉庫にあると思うんだ」と伝えました。

これは会社でよく見られる光景です。

Aさんは「取ってきて欲しい」と明確に伝え、Bさんは「思う」で終わっています。

おそらくBさんは「取ってきてもらう」事に多少罪悪感があって、直接言えなのかもしれません。

察して欲しいという言い方です。

しかしCさんの立場としては「それで?だから何?」です。

そう返答されたBさんは「(Cさんの)感じが悪い。お願いしても無視される」という具合です。

このようなやり取りは会社に限らず、多くの場面であります。

伝える側が自分の発言をどう受け取られるかわからずに、伝えるから起こる事です。

これは一例ですが、「自分で相手に何を伝えたい(して欲しい)のか明確にしないと伝わらない」という事を言いたいんです。


何が伝わったか都度確認する

話し方はすぐには変えられません。

話す順番の意識が必要です。

なのでその前にもう少し簡単に行える事があります。

「相手の理解度を知る」です。

冒頭相手があなたの伝えたい事をどの程度知っているか知る、と伝えました。

次は、伝えたらどこまで伝わったか確認する作業です。

世間話や愚痴なら、確認は必要ありません。

しかし仕事となれば、伝わっていないのは様々なトラブルの原因に起因してしまいます。

だからどこまで相手が理解したかを確認しましょう。

確認する方法は、「相手に言わせる」です。

例えば会議の資料を作ってほしいと同僚に頼んだとします。

紙に手書きで全て書いて、あとはパソコンで作る状態で渡せると問題は無いでしょう。

しかしそれでは頼む意味がありません。

よって言葉で何を議題にしてほしいかや、盛り込みたい内容を伝えないとなりません。

その際、全部口頭で伝えてから、同僚に反復させるのが望ましいです。

なぜなら聞く側は聞いている時は理解したつもりでも、実際行動すると分からないところが出てきます。

これは往々にしてある事です。

「分かりました」と言われてから、数時間後に「やはり分かりません」と言われるとイラッとします。

であるならば、その場でイメージ共有を終わらせてしまいましょう。

後から何度も説明するのは二度手間、三度手間です。

結論、根拠、関連付けを意識する

さて最後に伝えるのが、話す順番です。

順番を間違えると、また何も伝わらずに終わります。

その伝える順番に従うためには一つ先に知っておかなければならない事があります。

それはあなたがどう思っているかです。

あなたがすでに結論が出ているのか、まだ思考中なのか、情報が欲しいのか、依頼や指示をしたいのか。

自分の行動を明確にした上で、話し始めましょう。

理由は相手に明確に伝えるためです。

逆に言うとあなたが分からない事は、相手に伝わらないという事です。

ではその順番です。

  1. 結論
  2. 根拠
  3. 関連付ける

それぞれについて説明していきます。

結論とは

あなたの考えを決めましょう。

あなたはどうしたいかです。

動詞で決めましょう。

動詞とはコトバンクによると、

その言い切りの形は、一般にウ段の音で終わるが、文語のラ行変格活用の語に限り、「り」とイ段の音で終わる。
 
出典:コトバンク

要は言い切りの形で「~う」段音になる言葉です。

例えば、「仕事をする」「企画を考える」等です。

あなたが何をしたいか。

行動を取りたいのか、考えたいのか、情報が欲しいのか。

何をしたいかを明確にしましょう。

そして出来るだけシンプルに考えましょう。

複雑に考えると、混乱します。

今決めるべきなのは何が一番優先されるのか、そのために今一番望ましい行動は何かを決めるんです。

根拠とは

結論(または途中経過)を立てたら、次はその根拠です。

根拠とはコトバンクによると、

物事が存在するための理由となるもの。存在の理由。「判断の根拠を示す」
本拠。ねじろ。「一味が根拠とした隠れ家」
 
 出典:コトバンク

あなたの結論を決めた理由となる事を示します。

例えばあなたが決めたのがAでもBでもCでも、まだ悩んでいるでも良いんです。

なぜそうしたかが重要なんです。

どんな理由や裏づけがあって選んだのか。

仮にあなたが僕を仕事で叱責したとします。

僕はなぜ怒られたのか、理由を知りたくなります。

しかしあなたは「何となく怒りたかった」と言ったら、喧嘩になるのは当然の事です。

関連付けとは

最後はあなたが結論付けた事と、根拠を関連付けます。

先のあなたが僕を叱責した例を続けます。

あなたが僕を怒った理由が、仕事で失敗をして報告しなかった事実が判明したとします。

あなたは僕に失敗した事実確認をして、間違いなかった。

さらに報告しなかった事も、僕は認めた。

だから怒った。

という関連付けです。

あなたの言い分+その根拠+関連付け

これがセットだと思ってください。

感情的に言いたい事だけ言って根拠が無かったり、根拠があってもなぜ感情的になっているか相手に伝わらない事は多々あります。

1回で伝わるとあなたの感情も共有出来ますが、相手に伝わらず説明を求められると会話が萎えます。

何度も質問と答えをしているうちに、相手も訳が分からなくなる事もあります。

伝えたい事があるなら1回で全てを包み込んで説明出来るようにしましょう。

まとめ

話しをまとめます。

  • あなたが感情的になると、相手に話しが伝わり難くなります。
  • あなたの伝えたい事が、相手がどれだけ知っているかスタート地点を考えます。
  • あなたの伝えた事がどれくらい伝わったか、相手に聞いたり反応を見ます。
  • 結論、根拠、関連付けの順番で伝えます。
  • 出来れば最後にもう一度、相手に伝わったか確認を取るのが望ましいです。

僕は長い説明をする時、途中何度か区切って相手の理解度を確かめます。

全部話した後に、「よく分からなかった」と言われたら、僕のやる気もなくなるからです。

だからそれを防ぐために、途中何度か「分かった?」「理解出来る?」と聞きます。

自分で伝えたい事は、自分で伝わるように組み立てましょう。

間違っても相手の解釈次第となる、投げっぱなし(言いっぱなし)はやめてください。

今日も最後までご覧下さり、ありがとうございました。

あなたの明日は今日よりも苦難が減り、より多くのチャンスと幸福に恵まれた1日になるように。

また明日。

関連ブログ

中年の人、自分の話は長いと思った方が良い。考えて要点だけを伝える

同僚や部下に降格や減給、言い難い事を伝える方法。複数回に分ける

同僚と喧嘩をした次の日、先手を取って仲直りする方法【場を支配する】

%d人のブロガーが「いいね」をつけました。